Che cos'è il kanban?
Il kanban è nato come un sistema di controllo dell'inventario per Toyota negli anni '50 e da allora si è evoluto in un flusso di lavoro per la gestione di prodotti e progetti nello sviluppo software. Considerato un metodo di flusso di lavoro snello per team di tutte le dimensioni, oggi è un metodo popolare di gestione dei progetti.
Il metodo kanban richiede una comprensione costante del carico di lavoro e della capacità di lavoro di un team, oltre a piena trasparenza e comunicazione in tempo reale. Il kanban può essere supportato con una bacheca di progetto fisica o digitale. Alcuni strumenti di gestione dei progetti offrono il kanban come opzione per le visualizzazioni dei progetti.
I team e le aziende applicano il kanban per:
- Progetti o lanci specifici a tempo determinato
- Calendari dei contenuti
- Ticket di supporto clienti
- Pipeline di vendita
- Compiti personali
- Roadmap di prodotto
- Processi di reclutamento
- Argomenti per riunioni di team o incontri individuali
Per tenere il passo con i progetti in corso, molti team che utilizzano la metodologia kanban implementano esclusivamente software di gestione progetti kanban per gestire tutti i compiti aperti e il loro stato, oltre al carico di lavoro complessivo del team e ai limiti di lavoro in corso (WIP).
Elementi del kanban
Gli elementi che compongono il metodo kanban sono pochi e semplici, il che aumenta l'attrattiva del kanban per molti. Questi elementi consistono nei seguenti:
- Bacheche. Le bacheche kanban rappresentano un intero progetto o flusso di lavoro del team e includono tutti i compiti richiesti.
- Liste o colonne. Le liste kanban sono come una categoria di compiti all'interno di un progetto più grande. Esempi sono "Da fare", "In corso" e "Fatto". Un altro esempio è creare più colonne basate sullo stadio o categoria del compito.
- Schede. Le schede kanban rappresentano compiti individuali da completare. Le schede sono spesso assegnate a team o compagni di squadra specifici.
- Corsie. Le corsie kanban sono linee orizzontali che dividono liste o colonne in sezioni più granulari e possono rappresentare qualsiasi cosa, inclusi compiti dei compagni di squadra, priorità o date.
Questi sono gli elementi di base, ma uno dei tratti distintivi della metodologia kanban è che si adatta facilmente alle esigenze di un team. È un metodo flessibile e può funzionare in qualsiasi modo sia necessario.
Pratiche e principi del kanban
Il metodo kanban ha quattro principi e sei pratiche che aumentano la probabilità di successo del progetto.
I quattro principi del kanban istruiscono gli utenti a:
- Concentrarsi sul momento presente senza guardare troppo avanti. Prenditi il tempo per comprendere i processi in atto e i progetti in corso. Prendi nota di ciò che funziona e di ciò che non funziona.
- Evitare cambiamenti radicali. Invece, monitora come i processi cambiano man mano che il team cresce e comprende meglio gli stili di lavoro degli altri. Solo allora dovrebbero essere introdotti cambiamenti incrementali.
- Utilizzare i ruoli e la gerarchia che l'azienda o il team ha già. Non perdere tempo a crearne di nuovi solo per la metodologia se non sono necessari.
- Sentirsi autorizzati a guidare e innovare all'interno della metodologia, indipendentemente dall'anzianità, dal titolo, dall'età o dal ruolo.
Le sei pratiche del kanban sono le seguenti.
- Visualizzare il lavoro e i progetti del team.
- Limitare il lavoro totale in corso.
- Gestire e migliorare il flusso complessivo del team.
- Rendere i processi e le politiche il più trasparenti ed espliciti possibile.
- Includere cicli di feedback durante tutto il processo.
- Migliorare i processi attraverso la collaborazione del team. Non smettere mai di sperimentare.
Vantaggi del kanban
Il kanban è diventato popolare per team di tutte le industrie e dimensioni perché è efficace, facile da gestire e altamente vantaggioso. Gli utenti del kanban apprezzano i seguenti vantaggi.
- Il kanban porta visibilità e trasparenza all'intera azienda o team in relazione allo stato, al progresso e alla capacità di un progetto.
- L'efficienza è un tratto distintivo del kanban, quindi i team che utilizzano questo metodo in modo efficace spesso finiscono i progetti più velocemente.
- I membri del team possono facilmente pianificare per le settimane, i mesi o i trimestri futuri all'interno di una bacheca kanban e adattarsi secondo necessità senza scadenze fisse.
- Le rappresentazioni visive di progetti e compiti sono spesso più semplici da comprendere.
Limitazioni del kanban
Come qualsiasi metodo di gestione dei prodotti, il kanban ha le sue limitazioni, come dettagliato di seguito.
- La stabilità è necessaria per il successo. Se i progetti cambiano costantemente tempistica, ambito, budget o membri, il metodo kanban diventa più complicato che utile. I team che lavorano in stati instabili o dinamici potrebbero non adattarsi al metodo kanban.
- Sono richiesti aggiornamenti costanti. La natura del kanban richiede frequenti aggiornamenti di stato e progresso per compiti e progetti, il che può essere difficile per i team che sono a corto di tempo.
- L'adozione e l'impegno al 100% sono l'unico modo per avere successo. Se un team o un individuo non segue il metodo kanban, il beneficio dell'efficienza e della trasparenza è perso.
- Se sono coinvolti molti compiti, le visuali possono essere opprimenti. Le bacheche kanban tendono a diventare ingombranti quando vengono aggiunti più compiti.
Kanban vs. scrum vs. agile
Kanban è una metodologia di gestione dei prodotti che si concentra su una comprensione visiva dei progetti in corso. Utilizza una bacheca per organizzare tutti gli elementi del progetto e presuppone un processo regolato. È tipicamente adatto per progetti più lunghi o altri sforzi continui.
Scrum è una metodologia di gestione dei prodotti che si concentra su cicli di sviluppo brevi – noti anche come sprint – e fornisce una struttura per un team di progetto in modo meno visivo rispetto al kanban. I team che utilizzano lo scrum sono meglio in grado di adattarsi ai cambiamenti di tempistica e ambito.
Agile è una categoria più ampia di gestione dei prodotti che comprende sia il kanban che lo scrum. Questo approccio generale aiuta i team a lavorare meglio e più velocemente.
Dopo aver compreso il kanban e i suoi usi, guarda il software più comunemente integrato con gli strumenti kanban: software di tracciamento del tempo.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
